Sachgebiet 5.4.5

Zentrale Registratur und Dokumentenmanagement

Die Zentrale Registratur ist zuständig für allen Posteingang der an den Evang. Oberkirchenrat gerichtet ist. Dies gilt auch für den zentralen elektronischen Fax- und E-mail-Eingang.

Sie entscheidet, welche Post direkt zugestellt und welche Post in den Geschäftsgang des Hauses gebracht wird. Dies bedeutet, dass eingehende Post mit dem Aktenzeichen und der Zuständigkeit nach dem Geschäftsverteilungsplan ausgezeichnet, in der EDV registriert und mit Vorakten versehen, über die Direktorin an die zuständigen Referate und Geschäftssstellen geschickt wird.

Aufgabenbereiche

  • Zentrale Registratur für Posteingang und Ausgang
  • Aktenplan Oberkirchenrat
  • Dokumentenmanagement im Oberkirchenrat
  • Aktenrücklauf, Fristsetzungen
  • Zentraler E-Mail- und Faxeingang

Grundlagen für die Arbeit der Registratur

Grundlage für die Arbeit der Registratur ist die Geschäftsordnung für den Oberkirchenrat der Evangelischen Landeskirche in Württemberg in Stuttgart (§ 2, § 11, § 12).

In der Kanzleiverfügung AZ 12.01 Nr. 312/5.3 sind die Allgemeinen Regelungen der Arbeitsabläufe im Oberkirchenrat festgehalten.

Kontakt

Leitung der Zentralen Registratur und des Dokumentenmanagements

Ansprechpartner Zentrale Registratur/Dokumentenmanagement

Posteingang Kernteam

Ansprechpartner Aktenzeichen-Auszeichnung

Allgemeine Akten

Alle Themen, die nicht einer Orts- oder Personalakate zugeordnet werden können, von Bibel und Bekenntnis der Landeskirche, bis zu den weltweiten Ökumenischen Kontakten, sind hier zu finden. Vom Landesbischof bis zur EKD. Einfach ein komplexes Themenfeld, das die vielfältigen Themen der Kirche und Gesellschaft erfasst.

Ansprechpartner Allgemeinakten - Nummernkreis 1-4

Ansprechpartner Allgemeinakten - Nummernkreis 5-9

Ansprechpartner Allgemeinakten - Kirchensteuerkappungen, Vokationsanträge

Personalakten

Von der Wiege bis Bahre - Formulare, Formulare. Dies ist hier nicht ganz so, aber vom Bewerben bis zum Versterben, legen  die Personalakten die Verwaltungsgrundlage für den Pesonalbereich der Pfarrerinnen und Pfarrer, der Beamtinnen und Beamten und der Angestellen. Rund 10.000 Personalakten bieten eine buntes Bild der Menschen, die hier arbeiten.

Ansprechpartner Personalakten - Buchstabe A-H

Ansprechpartner Personalakten - Buchstabe I-Q

Ansprechpartner Personalakten - Buchstabe R-Z

(gehörlos)

Ortsakten

Die sogenannte "Ortsregistratur" ist ein Spiegelbild der Landeskirche in Aktenform. Angefangen von den Strukturen der Pfarrstellen, über die Kirchengemeinden und Gesamtkirchengemeinden, bis hin zu den Kirchenbezirken und den Kreisdiakonieverbänden finden sich die Akten jeweils zusammengehörig unter dem Namen der Kirchengemeinden und -Bezirken. Dazu kommen noch alle Verwaltungsstrukturen wie die Kirchlichen Verwaltungsstellen, Schuldekane und alle Pfarrstellen im Bereich der Sonderseelsorge.

Ansprechpartner Ortsakten - Buchstabe A-Hat

Ansprechpartner Ortsakten - Buchstabe Hau-R

Ansprechpartner Ortsakten - Buchstabe S-Z

Projekt Nebenregistraturen und Handakten

Projekt Records Management in der Landeskirche

Bei Fragen und Rückmeldungen zum Thema wenden Sie sich bitte an

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