Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung

Allgemeines

Schriftgut

Schriftgut sind alle bei der Aufgabenerledigung erstellten oder empfangenen Aufzeichnungen (z.B. Bild- und Tonträger, Daten, Dokumente, Graphiken, sonstige Unterlagen) unabhängig von der Art des Informationsträgers, der Technik und der Form der Aufzeichnung.

Verwalten von Schriftgut meint das Ordnen, Registrieren, Bereitstellen, Aufbewahren und Aussondern von Schriftgut.

Geschäftsvorfall

Ein Geschäftsvorfall ist die kleinste Bearbeitungseinheit im Rahmen der Aufgabenwahrnehmung einer Behörde bzw. kirchlichen Verwaltungseinheit. Aus der Bearbeitung des Geschäftsvorfalls entsteht der Vorgang.

Dokument, Vorgang, Akte, Aktenplan

Dokument

Ein Dokument ist ein einzelnes Schriftstück (in Papierform oder elektronisch). Es kann mit Anlagen verbunden sein. Zu einem Dokument gehören alle ergänzenden Angaben, die zu seinem Verständnis notwendig sind (z.B. Metainformationen).

Metainformationen sind inhaltliche oder formale Ordnungsmerkmale von Dokumenten, Vorgängen oder Akten.

Vorgang

Kleinste Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten (Schreiben, Emails, Rechnung etc.) aus der Bearbeitung eines Geschäftsvorfalls. Der Vorgang ist eine Teileinheit einer Akte.

Hinweise:

Ein Vorgang kann durch ein von „außen“ erhaltenes Dokument – Schreiben, Email, Fax, Vordruck o.ä. – angestoßen werden. Ein Vorgang kann aber auch „intern“ initiiert werden.

Der in einem Vorgang zusammenfasste Geschäftsvorfall sollte zweckmäßigerweise einen bestimmten Umfang nicht überschreiten.

Elektronische Vorgangsbearbeitung meint Dokumenten- und Aktenmanagement im IT-basierten Geschäftsgang.

Akte

Unter einer Akte wird die geordnete Zusammenstellung von Dokumenten bzw. Vorgängen verstanden. Sie ist einem bestimmten Aktenzeichen des Aktenplans zugeordnet und durch einen spezifischen Inhalt bestimmt. Sie kann weiter unterteilt werden.

Aktenplan

Ein Aktenplan ist ein sachsystematischer, an den behördlichen Aufgaben orientierter Ordnungsrahmen für Akten. Er gliedert den Aufgabenstoff möglichst organisationsunabhängig und unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls ausreichend tief und breit. Er ermöglicht die Aktenbildung und die Kennzeichnung von Akten.

Die Evangelische Landeskirche in Württemberg verfügt über einen Einheitsaktenplan, der für den Evangelischen Oberkirchenrat, die Dekanat- und Pfarrämter sowie für die Verwaltungsstellen und Dienstleistungszentren der Landeskirche gültig und verbindlich anzuwenden ist. Er ist nach dem Dezimalsystem aufgebaut und wird von dem Wissens- und Dokumentenmanagement der Verwaltung im Oberkirchenrat verantwortet.

Aktenrelevante Dokumente sind alle Dokumente nicht privater Natur, aus denen der Stand eines Vorgangs hervorgeht oder die aus rechtlichen Gründen, aufgrund von Vorschriften oder wegen ihrer Bedeutung dauerhaft oder zeitweise aufbewahrt werden müssen.

Nicht alle Dokumente, die in einer Dienststelle anfallen, sind dauerhaft aufzubewahren. In der Schriftgutverwaltung üblich und in der Praxis bewährt hat es sich, zwischen privaten, temporären und aktenrelevanten Dokumenten zu unterschieden.

• Privat
  • Private Dokumente sind solche, die ausschließlich aus oder für private(n) Zwecke(n) angelegt werden. Private Dokumente sind nicht aktenrelevant und gehören nicht in die Registratur (sei sie konventionell oder elektronisch) einer Verwaltung.
• Temporär
  • Temporäre Dokumente sind solche, die entweder keinen Aufgabenbezug haben oder (noch) nicht in den Geschäftsgang gegeben werden müssen.
  • Temporäre Dokumente werden nur kurzfristig aufbewahrt und sind nicht zu den Akten zu nehmen.
    • Beispiele: Terminkoordination, unaufgefordert eingesandte Angebote, Werbesendungen, Prospekte, Amtsblätter, Broschüren oder Bücher. Die letztgenannten drei können der Landeskirchlichen Zentralbibliothek angeboten werden.
    • Vgl. auch die Tabelle weiter unten.
  • Weglegesachen
• Aktenrelevant
  • Dokumente sowie die zugehörigen entscheidungserheblichen Bearbeitungsschritte sind dann aktenrelevant, wenn sie zum späteren Nachweis der Vollständigkeit, zur Nachvollziehbarkeit und für die Transparenz des Verwaltungshandelns innerhalb der Verwaltung als auch gegenüber Dritten beweisfest vorzuhalten sind. Unter Beweisfestigkeit wird hierbei die langfristige, unveränderliche Les- und Nutzbarkeit verstanden.

Die oben genannten Unterscheidungen sollen helfen, diejenigen Dokumente „auszufiltern“, die aufgrund ihrer Bedeutung in jedem Fall in der analogen oder elektronischen Aktenverwaltung vorrätig zu halten sind. Hier besteht allerdings immer auch ein Ermessensspielraum. Nur für einen Teil der Dokumente bestehen klare Vorgaben, dass sie dauerhaft aufzubewahren bzw. dass sie nicht dauerhaft aufzubewahren sind.

^{Quelle: Bundesministerium des Inneren: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit – E-Akte, S. 78.}

Löschung elektronischer Dokumente im Dokumentenmanagementsystem vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Das Löschen eines einzelnen Dokuments im Dokumentenmanagementsystem (DMS) vor Ablauf der vorgesehenen Aufbewahrungsfrist erfolgt im laufenden Betrieb im Rahmen eines klar definierten Ablaufs, wobei zwischen aktenrelevanten und nicht-aktenrelevanten Dokumenten unterschieden wird.

Möchte ein(e) Mitarbeitende/r ein Dokument logisch löschen, steht im DMS eine entsprechende Funktion zur Verfügung. Handelt es sich um ein aktenrelevantes Dokument so ist dabei ein Löschgrund anzugeben. Unmittelbar nach Abschluss der Aktion durch den Sachbearbeitenden wird das Dokument im DMS mit einem Löschkennzeichen versehen, wodurch es für andere Mitarbeitende nicht mehr auffindbar ist. Des Weiteren wird bei einem aktenrelevanten Dokument das Kernteam vom Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung über das Löschbegehren informiert. Dort wird durch eine berechtigte Person auf Basis des vom Sachbearbeitenden angegebenen Löschgrunds sowie ggf. weiterer Informationen entschieden, ob das Dokument gelöscht werden darf. Wird das Löschen abgelehnt, so wird das Löschkennzeichen am Dokument entfernt und das Dokument ist wieder entsprechend des Berechtigungskonzeptes zugreifbar. Wird dem Löschen zugestimmt erfolgt die physische Löschung des Dokuments im System. Dabei wird ein sogenanntes Fehlblatt erzeugt, das verschiedene Informationen über das gelöschte Dokument beinhaltet (dass es ein Dokument mit dem entsprechenden Betreff gab, wer das Löschbegehren hatte und wer der Löschung zustimmte). Bei einem nicht-aktenrelevanten Dokument wird auf die explizite Freigabe des Löschens durch das Kernteam vom Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung verzichtet und die Löschung im System direkt angestoßen (inkl. automatischer Erzeugung eines Fehlblatts).

Befindet sich das Dokument auf einem revisionssicheren Speicher erfolgt ein sogenanntes privilegiertes Löschen. Bei diesem müssen gemäß 4-Augen-Prinzip zwei Personen die Löschung bestätigen bevor die eigentliche Löschung erfolgt.

Neben Dokumenten ist auch das Löschen von Strukturen (bspw. eines Vorgangs) möglich. Der grundlegende Ablauf ist analog zum beschriebenen Ablauf bei den Dokumenten (inkl. der Unterscheidung hinsichtlich der Aktenrelevanz). Ein Strukturobjekt kann nur dann gelöscht werden, wenn es keine Objekte mehr beinhaltet.

Das Löschen von Akten ist dem Kernteam des Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung vorbehalten. Besteht der Wunsch, eine komplette Akte zu Löschen so ist das Kernteam des Wissens- und Dokumentenmanagements per formloser E-Mail über das Löschbegehren mit einer entsprechenden Begründung zu informieren. Dort wird dann eine Entscheidung veranlasst und es erfolgt eine Information.

Löschung elektronischer Dokumente im Dokumentenmanagementsystem nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrung digitaler Dokumente im DMS Doxis orientiert sich den hinterlegten Aufbewahrungsfristen. Nach Ende der Aufbewahrungsfrist im DMS erfolgt entweder die Übergabe an das Langzeitarchivierungssystem des Landeskirchlichen Archivs oder die Kassation der Dokumente. Werden Dokumente noch für die aktive Verwaltungsarbeit benötigt, ist auch ein längerer Verbleib im DMS möglich.

Archivwürdiges Schriftgut wird nach Ende der Aufbewahrungsfrist in das Langzeitarchivierungssystem des Landeskirchlichen Archivs übertragen. Nach Übertragung an das Langzeitarchivierungssystem ist im DMS kein direkter Zugriff mehr möglich, sondern der Zugriff erfolgt über eine Archivanforderung und über die zur Verfügung-Stellung einer digitalen Kopie (vgl. OAIS-Modell).

Nicht archivierungswürdiges digitales Schriftgut wird nicht ins digitale Langzeitarchiv übergeben, sondern nach der festgelegten Aufbewahrungsfrist maschinell gelöscht. Diese Vernichtung erfolgt in einem zeitlich festgelegten und wird vom Kernteam des Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung autorisiert und durchgeführt.

Bei der Vernichtung (sowohl vor- wie auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) werden datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt, indem alle Dokumente vollständig und unwiederbringlich gelöscht werden. Analog erfolgt eine Vernichtung der jeweiligen Strukturen.

Wichtige Geschäftsgangvermerke bei analogen Akten sind:

• Wv oder WVL: Wiedervorlage, in der Regel mit Kalenderdatum, gelegentlich auch mit einer nach Zeiträumen bemessenen Frist. Bei Erreichen des Wiedervorlagezeitpunkts ist die Akte dem zuständigen Bearbeiter wieder vorzulegen.
  • Wiedervorlagen werden bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung automatisch berücksichtigt
  • Wiedervorlage werden im Rahmen der Sachbearbeitung angelegt.
• zdA.: Abschluss eines Bearbeitungsvorgangs
  • Die Dokumente sind zu der betreffenden Akte bzw. zu dem entsprechenden Vorgang in der Akte zu nehmen
• Kg.: Kenntnisgenommen.

Bei digitalen Akten muss der Geschäftsgang auf geeignete Weise nachvollzogen werden können.

1. Sachakten sind nur bei tatsächlichem Anfall von Dokumenten zu bilden.
2. Sachakten sind in einer Weise zu bilden und zu kennzeichnen, dass auf sie jederzeit zurückgegriffen werden kann. Ordnungsgesichtspunkte sind insbesondere bedarfsgerechte Abgrenzung gegenüber anderen Akten und die Wahrung größtmöglicher Übersichtlichkeit.
3. Sachakten werden in der Regel als Einzelfallakten oder Sammelsachakten gebildet. Ortsakten werden zu den Sachakten gezählt.
4. Die Einzelfallakte ist die wichtigste und häufigste Form der Sachakte. In ihr werden alle Dokumente, die sich auf eine Maßnahme oder einen Sachverhalt beziehen, bedarfsgerecht zusammengefasst. Jede Einzelfallakte erhält eine fortlaufende Ordnungsnummer. Die Reihung erfolgt nach Anfall. Die Inhaltsbezeichnung ist prägnant zu formulieren.
5. Fallakten sind ein Sonderfall der Einzelfallakte. Sie werden dann gebildet, wenn Einzelsachakten (erstens) in großer Zahl anfallen und sich die Akten (zweitens) nur durch ein formales Merkmal (z.B. Name) unterscheiden.
6. Sammelakten zu einer Betreffseinheit werden dann gebildet, wenn Dokumente keiner bestehenden Einzelfallakte zuzuordnen sind oder wenn die Neubildung einer Einzelsachakte – in der Regel aufgrund zu geringen Schriftgutanfalls – sich nicht lohnt oder noch nicht lohnt.

Grundsätzliches

Digitale Unterlagen können grundsätzlich nur dann vollumfänglich die Papierform ersetzen, wenn die Möglichkeit eines revisionssicheren Speichers gegeben ist. Da diese Voraussetzung in kirchlichen Verwaltungsorganen im Regelfall noch nicht existiert, müssen aktenrelevante Unterlagen gegenwärtig noch in Papierform aufbewahrt werden. Dies gilt (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) insbesondere für:

• Personalakten
• wichtige Bauunterlagen, Baupläne
• Verträge, Urkunden, notariell beglaubigte Dokumente
• Gerichtsurteile
• Grundstücksunterlagen
• Dokumente, die Gegenstand von anhängigen steuer-, straf- oder bußgeldlichen Ermittlungsverfahren sind

Für Unterlagen aus dem Bereich Finanzen, Haushalt, Rechnungen, Steuer bestehen detaillierte Vorschriften

Für die Aufbewahrung von verschiedenen Geschäftsunterlagen sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.  Obwohl nach § 147 Abs. 2 AO Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind,  auch im Original aufzubewahren sind,   hat die Finanzverwaltung in Abweichung von den gesetzlichen Vorgaben diesbezüglich eine Erleichterung gewährt und verlangt  inzwischen keine Aufbewahrung mehr im Original (Verfügung des BMF vom 8. März 2004).
• Alle Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe, die der Unternehmer erhalten hat, sind so aufzubewahren (§§ 14, 14b UStG), dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt (bildliche Wiedergabe).
• Zur Aufbewahrung der elektronisch übermittelten Rechnungen siehe das BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012. Danach ist für die Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG) ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren zulässig, das einen verlässlichen Prüfpfad gewährleistet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dabei sind auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren, (z. B. die qualifizierte elektronische Signatur).
• Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltlich übereinstimmende Wiedergabe aus (inhaltliche Wiedergabe).
• Unterlagen, die steuerrechtlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in einer Form aufbewahrt werden, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Das bedeutet, dass für solche Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv für sich allein nicht ausreicht.
• Für Rechnungen, die per Computerfax übertragen wurden, bedeutet dies, dass ein Ausdruck auf Papier den Anforderungen an die Aufbewahrung nicht genügt. Anders bei Rechnungen, die per Standard-Telefax übertragen wurden.

Auflistung wichtiger Geschäftsdokumente/-belege

* Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO- Meldungen (Datenübertragungsverordnung) dagegen nur eine 3- jährige.

** Bei Buchungsbelegen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, bei empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und Wiedergaben von Handels- und Geschäftsbriefen die 6-jährige.

A. Grundsätzlich: Was ist aufzubewahren?

Grundsätzlich gilt für Dekanat- und Pfarrämter mit Blick auf historisch bedeutsame Dokumente folgender Grundsatz: Dauerhaft aufzubewahren sind diejenigen Dokumente, die Ortsbezug aufweisen bzw. das kirchliche Leben im Kirchenbezirk bzw. vor Ort dokumentieren. Mit Blick auf den Aktenplan sind dies insbesondere die Hauptgruppen:

3 – Kirchengemeinde

4 – kirchliche Gebäude

5 – kirchliches Leben (!)

7 – Finanzen (fällt überwiegend in die Zuständigkeit der Kirchenpflegen)

9 - Öffentlichkeitsarbeit

Grundsätzlich aufbewahrungswürdig ist überdies das Gemeindebrief der eigenen Gemeinde.

Dauerhaft oder befristet aufzubewahrende Unterlagen im Einzelnen

Bestimmte Dokumente müssen aus rechtlichen Gründen oder weil sie als besonders (historisch) bedeutsam anzusehen sind dauerhaft aufbewahrt werden. Dazu zählen (ohne Anspruch auf Vollständigkeit) insbesondere folgende Unterlagen der Kirchenbezirke und Kirchengemeinden, soweit sie die eigene Körperschaft betreffen:

Verfassung der Kirchenbezirke und Kirchengemeinden

• Dauerhaft
  • Unterlagen über die Gründung und Organisation einer kirchlichen Körperschaft
  • Satzungen, Geschäftsordnungen
  • Wahlen kirchlicher Körperschaften, ihrer Organe und Ausschüsse (nur Wahlvorschläge, Wahlprotokoll mit Wahlergebnis und Unterlagen über Veränderungen während der Wahlperiode)
  • Niederschriften und Verhandlungen kirchlicher Körperschaften, ihrer Organe und Ausschüsse, insbesondere
  • die Protokolle des Gemeinderats
• 2 Jahre
  • Unterlagen über die Durchführung zu Wahlen kirchlicher Körperschaften

Kirchenbezirke und Kirchengemeinden in Staat, Gesellschaft, Diakonie (jeweils nur, wenn die eigene Körperschaft betroffen ist)

• Dauerhaft
  • Beziehungen zu staatlichen, kommunalen und parteipolitischen Stellen, Organisationen und Einrichtungen
  • Gesellschaftspolitische Arbeit
  • Veranstaltungen und besondere Ereignisse
  • Arbeit der Gemeindekreise (Zielsetzung, Veranstaltung, Arbeitsberichte)
  • Jugendarbeit und Jugendverbände
  • Frauen-, Männer-, Familien und Seniorenarbeit
  • Aktivitäten in der Mission
  • Sonstige Zielgruppenarbeit
• 2 Jahre
  • Rundschreiben überörtlicher Werke, Einrichtungen und Vereine

Mitarbeitende der Kirchenbezirke und Kirchengemeinden

• Dauerhaft
  • Einrichtung, Besetzung und Bewertung von Stellen
  • Stellenpläne
  • Personalakten von Personen in leitender Stellung und mit wichtigen Funktionen
  • Disziplinarakten (sofern die Vorkommnisse von erheblicher Bedeutung für die berufliche Laufbahn des oder der Betroffenen sind oder das Leben der eigenen Körperschaft beeinflusst haben)
  • Prüfungsunterlagen (nicht in Personalakten!)
  • Unterlagen der Mitarbeitervertretung (Wahl, Rechenschaftsberichte, Zusammenarbeit mit MAV)
• 30 Jahre
  • Personalakten über Versorgungsleistungen (sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche von der letzten Versorgungsleistung an möglich ist – also vor Renteneintritt)
• 10 Jahre
  • Personalakten über Versorgungsleistungen (sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche von der letzten Versorgungsleistung an entfällt)
  • Reisekostenabrechnung und Erstattungen
• 5 Jahre
  • Personalakten von Mitarbeitenden in Sachbearbeiterfunktion oder in Hilfstätigkeiten (vom Todesjahr an bzw. nach Fortfall von Versorgungsansprüchen)
  • Personalbeiakten (Beihilfe, Unterstützungen, Urlaub, Dienstbefreiung, Vertretungen, Krank- und Gesundmeldungen)
• 2 Jahre
  • Arbeitszeitlisten
  • Urlaubslisten

Kirchenmitgliedschaft

• Dauerhaft
  • Verzeichnis der Kircheneintritte, -austritte und –übertritte

Gottesdienste und Amtshandlungen

• Dauerhaft
  • Regelmäßige und besondere Gottesdienste, Beichte, Abendmahlsfeiern
  • Verletzungen des Sonn- und Feiertagschutzes
  • Amtshandlungen
    • Unterlagen für die Eintragung in die Amtshandlungsverzeichnisse (Anmeldungsformulare, Bescheinigungen des Standesamtes) vor 1991 können vernichtet werden; nach 1991 sind sie aufzubewahren.
  • Gestaltung des Religions- und Konfirmandenunterrichts (nur eigene Arbeit)
  • Seelsorge an verschiedenen Personengruppen (soweit das Beichtgeheimnis die Aufbewahrung nicht ausschließt)

Kirchenmusik

• Dauerhaft
  • Eigene kirchenmusikalische Veranstaltungen

Schule

• Dauerhaft
  • Schulen in eigener Trägerschaft (Organisation, Statistik, Jahresberichte, Schulveranstaltungen, Zweitschriften der Abgangs- und Abschlusszeugnisse)
  • Beziehungen zur Schule

Bildung und Kultur

• Dauerhaft
  • Erwachsenenbildung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Gemeindebriefe
  • Kulturelle Aktivitäten
  • Ereignisse der eigenen Kirchengeschichte (Jubiläen, Veröffentlichungen)

Statistik

• Dauerhaft
  • Berichte aus dem eigenen Amts- und Aufgabenbereich

Gebäude, Kunst- und Denkmalpflege

• Dauerhaft
  • Errichtung und bauliche Unterhaltung (eigener) kirchlicher Gebäude
  • Nutzung der eigenen kirchlichen Gebäude
  • Ausstattungsgegenstände (Taufe, Kanzel, Altar, Orgel, Uhr, Kunstwerke, Denkmäler, Vasa Sacra)
• 30 Jahre
  • Pacht- und Mietverhältnisse (nach Beendigung der Mietverhältnisse)

Finanz-, Steuer- und Vermögensverwaltung (Zuständigkeit der Kirchenpflege)

• Dauerhaft
  • Haushaltspläne, außerordentliche Haushaltspläne des eigenen Kirchenbezirks bzw. der eigenen Kirchengemeinde
  • Rechnungsbelege zu den außerordentlichen Haushaltsplänen
  • Rechnungsführung, Rechnungslegung, Prüfung der Rechnung
  • Vermögensnachweise, Bilanzen
  • Errichtung und Verwaltung (eigener) Stiftungen, Stiftungsvermögen
  • Sondervermögen, Schenkungen, Legate
  • Kollekten- und Kirchgeldaufkommen (nur summarische Übersichten)
  • Berechtigung und Verpflichtungen Dritter zu besonderen Leistungen (Baulast, Ablösungen)
  •  
• 30 Jahre
  • Hypotheken und Unterlagen nach Abtragung der Schuld und Löschung im Grundbuch
  • Unterlagen über Versicherung und über die Abwicklung einzelner Versicherungsleistungen
  • Prozessakten, sofern keine dauernden Rechtsverhältnisse oder historische Belange berührt sind
• 10 Jahre
  • Unterlagen über die Aufstellung der Haushaltspläne
  • Jahresrechnungen / Rechnungen der Kirchenpflege
  • Verwendungsnachweise für öffentliche Zuschüsse (sofern keine anderen Fristen vorgeschrieben sind)
  • Unterlagen über die Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuern
  • Unterlagen über Kirchensteuerkappungen
  • Unterlagen über Versicherungsfälle bei Sachschäden (nach Abschluss Regulierung)
  • Belege und Bücher zur Rechnungsführung einschl. Zeitbücher
  • Beilagen zu den Kirchenpflegrechnungen (Vernichtung 10 Jahre nach Rechnungsprüfung)
• 2 Jahre
  • Kontoauszüge (nach abschließender Entlastung)
  • Unterlagen über Haus- und Straßensammlungen

B. Was kann in jedem Fall vernichtet werden?

Amtsblätter und Rundschreiben

Amtsblätter: Die Amtsblätter der Evangelischen Landeskirche in Württemberg brauchen zukünftig weder gebunden noch dauerhaft aufbewahrt werden. Ihre Aufbewahrung vor Ort richtet sich ausschließlich nach pragmatischen Geschichtspunkten. Die Entscheidung obliegt der Stelleninhaberin bzw. dem Stelleninhaber. Die Amtsblätter ab 2003 können im Dienstleistungsportal der Landeskirche unter http://www.service.elk-wue.de/amtsblatt recherchiert und eingesehen werden.

Rundschreiben: Rundschreiben des Evang. Oberkirchenrats sollen nicht zu den Akten genommen werden, da sie über eine Datenbank (Internetadresse: http://www.service.elk-wue.de/rundschreiben) recherchierbar sind. Empfohlen wird, Rundschreiben, die zur Erledigung dienstlicher Belange häufig benötigt werden, in geeigneten Handapparaten zu führen.

Zeitungen und Zeitschriften

Sind – mit Ausnahme des Gemeindebriefs der eigenen Gemeinde – grundsätzlich nicht aufbewahrungswürdig. Dazu zählen auch „Für Arbeit und Besinnung“, „beraten und beschlossen“, sonstige Zeitschriften bzw. die Protokolle der Landessynode. Wie lange sie vorrätig gehalten werden sollen, richtet sich ausschließlich nach pragmatischen Gesichtspunkten. Die Entscheidung obliegt der Stelleninhaberin/ dem Stelleninhaber.

Drucksachen und Kleinschrifttum

Drucksachen und Kleinschrifttum sind nur dann von dienstlicher Relevanz, wenn sie im organischen Sachzusammenhang mit der Tätigkeit des betreffenden Amtes stehen. Sie sind außerhalb der Registratur in geeigneter Form solange aufzubewahren, wie dies von der jeweiligen Amtsinhaberin / dem jeweiligen Amtsinhaber als zweckmäßig erachtet wird.

Grundsätzlich sind Druckerzeugnisse jüngeren Erscheinungsdatums, soweit sie nicht von der eigenen Kirchengemeinde oder dem eigenen Kirchenbezirk herausgegeben wurden (z.B. Festschriften), nicht dauerhaft aufbewahrungswürdig.

C. Historische Pfarrbibliothek

Bücher und Zeitschriften (älter als 1800) der Historischen Pfarrbibliothek dürfen weder veräußert noch vernichtet werden. Sollten Sie Beratungsbedarf haben oder die Bibliothek abgeben wollen, wenden Sie sich bitte an die Landeskirchliche Zentralbibliothek. Eine Abgabe (auch unter Eigentumsvorbehalt) an kommunale oder sonstige Archive bzw. Bibliotheken ist nicht statthaft.