Dokumenten- und Wissensmanagement der Verwaltung

Die Zentrale Registratur ist zuständig für den gesamten Posteingang, der an den Evang. Oberkirchenrat (OKR) gerichtet ist. Dies gilt auch für den zentralen elektronischen Fax- und E-Mail-Eingang.

Die Registratur entscheidet, welche Post direkt zugestellt und welche Post in den Geschäftsgang des Hauses gegeben wird. Dies bedeutet, dass eingehende Post eingescannt wird und mit Aktenplankennzeichen, Geschäftszeichen und der Zuständigkeit nach dem Geschäftsverteilungsplan ausgezeichnet, mit Metadaten versehen, direkt und über digitale Workflows an die zuständigen Organisationseinheiten zur Ablage im Dokumentenmanagementsystem (DMS) geschickt wird.

Aufgabenbereiche

• Zentrale Registratur für Posteingang und -ausgang
• Anlage von Akten und Ablagestrukturen
• Support und Schulung zu Fragen der Schriftgutverwaltung im OKR
• DMS im OKR
• Aktenrücklauf
• Zentraler E-Mail- und Faxeingang
• Retrodigitalisierung von Altbeständen
• Vorbereitung von Aussonderungen

Alle Themen, die nicht einer Orts- oder Personalakate zugeordnet werden können, von Bibel und Bekenntnis der Landeskirche, bis zu den weltweiten Ökumenischen Kontakten, sind hier zu finden. Vom Landesbischof bis zur EKD. Einfach ein komplexes Themenfeld, das die vielfältigen Themen der Kirche und Gesellschaft erfasst.

Von der Wiege bis Bahre - Formulare, Formulare. Dies ist hier nicht ganz so, aber vom Bewerben bis zum Versterben, legen  die Personalakten die Verwaltungsgrundlage für den Pesonalbereich der Pfarrerinnen und Pfarrer, der Beamtinnen und Beamten und der Angestellen. Rund 10.000 Personalakten bieten eine buntes Bild der Menschen, die hier arbeiten.

Die sogenannte "Ortsregistratur" ist ein Spiegelbild der Landeskirche in Aktenform. Angefangen von den Strukturen der Pfarrstellen, über die Kirchengemeinden und Gesamtkirchengemeinden, bis hin zu den Kirchenbezirken und den Kreisdiakonieverbänden finden sich die Akten jeweils zusammengehörig unter dem Namen der Kirchengemeinden und -Bezirken. Dazu kommen noch alle Verwaltungsstrukturen wie die Kirchlichen Verwaltungsstellen, Schuldekane und alle Pfarrstellen im Bereich der Sonderseelsorge.

Das Records Management ist zuständig für die effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von (digitalem oder analogem) Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe in Form von Akten (nach ISO 15489). U.a. widmet sich das Records Management allen Fragen rund um den Aktenplan, Retrodigitalisierung analoger Unterlagen, der Schriftgutverwaltung und der Einführung des DMS in der Landeskirche.
 

Aufgabenbereiche

• Aktenplan im OKR und in der Landeskirche (weitere Informationen finden Sie ► hier)
• DMS im OKR und Landeskirche
• Support und Schulung zu Fragen der Schriftgutverwaltung in der Landeskirche
• Support und Schulung zu Fragen der Schriftgutverwaltung bei Landeskirchen Dienststellen und kirchlichen Körperschaften
• Fachliche Mitarbeit bei PC im Pfarramt
• Fachliche Mitarbeit bei der Einführung der digitalen Verwaltung in der Landeskirche
• Koordination von Retrodigitalisierungsmaßnahmen