Aktenpläne der Landeskirche

• Der Aktenplan 2022 ist das offizielle von der Landeskirche vorgegebene und verbindlich anzuwendende Ablagesystem für dienstliche Unterlagen (analog und digital). Es handelt sich um einen Einheitsaktenplan, d. h. er gilt – wenn auch in unterschiedlicher Ausführlichkeit – für alle Ebenen und Einheiten der Landeskirche.

• Die Landeskirche ist den Grundsätzen einer modernen, geordneten Verwaltung verpflichtet (Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns, Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns, Vollständigkeit und Einheitlichkeit, Authentizität und Integrität, rechtskonforme Aussonderung). Die Ablage von Unterlagen nach Aktenplan ist ein wesentlicher Beitrag zur Umsetzung dieser Grundsätze. Außerdem ist dieses Vorgehen effizienzsteigernd und ressourcenschonend.

Der Aktenplan 2022 ist das offizielle, von der Landeskirche verbindlich vorgegebene Instrument zur einheitlichen Ablage von Dokumenten in allen kirchlichen Dienststellen. Er stellt ein differenziertes und professionelles Ablagesystem dar, das den gestiegenen Ansprüchen an kirchliches Verwaltungshandeln Rechnung trägt. Eigene Ablagesysteme genügen keinesfalls diesen Kriterien, deshalb ist davon Abstand zu nehmen.

• Der Aktenplan gewährleistet ein einheitliches und schlüssiges Ablagesystem für Unterlagen verschiedenster Art in der ganzen Landeskirche.

• Unterlagen mit demselben Betreff bzw. Inhalt werden personenunabhängig am selben Ort abgelegt. Bei Personalwechsel oder im Kontakt mit anderen Dienststellen sind die Unterlagen leicht greifbar.

• Das Wiederauffinden von Unterlagen sowie die gesamte Verwaltungsarbeit bis hin zur Aussonderung und Archivierung wird durch das einheitliche Ablagesystem wesentlich erleichtert und beschleunigt.

• Der Aktenplan ist auch in Teams integrierbar.

• Der Aktenplan ist hierarchisch aufgebaut vom Allgemeinen zum Speziellen. Er gliedert den Aufgabenstoff möglichst organisationsunabhängig und unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls ausreichend breit und tief. Er ermöglicht die Aktenbildung und die Kennzeichnung von Akten.
   
• Die Grobgliederung umfasst neun Aktenhauptgruppen von 1 bis 9.
   
• Darunter liegen als zweite Ebene die Aktengruppen (zweistellige Zahl), darunter als dritte Ebene die Aktenuntergruppen (dreistellig mit Punkt, z. B. 11.1), als vierte Ebene die Aktensachgruppe (vierstellig mit Punkt, z. B. 51.26).
   
• Grundsätzlich darf der Aktenplan nicht verändert werden, er ist starr. Seine vorgegebene Gliederungstiefe endet nach der vierten Hierarchiestufe. Die Aktenbildung (Benennung von Aktenordnern) ist jedoch flexibel.

• Ein Blick ins Stichwortverzeichnis hilft, den passenden Begriff/Betreff zu finden, jeweils mit dazugehörigem Aktenzeichen. An der entsprechenden Stelle im Aktenplan kann man sich vergewissern, ob das gewählte Aktenzeichen zutreffend ist (passt der Kontext inhaltlich zu meiner Suche?). Falls Sie den gesuchten Begriff nicht finden, überlegen Sie sich einen synonymen Begriff und wiederholen die Suche mit diesem. 
• Natürlich können Sie auch anhand der Systematik (den Aktenhaupt- und -untergruppen entlang gehend) den richtigen Ablageort finden.
•  Am einfachsten ist es, wenn Sie das Aktenplan-Tool benutzen: Willkommen - Aktenplan Einfach ein Stichwort eingeben und bestätigen, damit Aktenzeichen mit Aktentitel gefunden wird. Probieren Sie es aus! Ggf. werden Akten angezeigt, die der Programmierer (Pfr. Fischer) schon angelegt hat (erkennbar an Büroklammer-Symbol).
  Wenn Sie auf das gefundene Aktenzeichen klicken, werden weitere Aktenzeichen aus der Umgebung angezeigt.
• Falls Sie den gesuchten Begriff immer noch nicht finden, wenden Sie sich an das Records management. E-Mail an: Records-Management@elk-wue.de

• Im Aktenplanauszug für die Gemeinden und Kirchenbezirke sind in der dritten Spalte die Akten angegeben, die vorab im Aktenplan bereits angelegt wurden. Diese Akten können ggf. umbenannt werden. Zu jedem beliebigem Aktenzeichen können Akten angelegt und individuell benannt werden (flexible Aktenbildung). Weitere Hinweise zur Benennung der Akten können Sie in den Spalten „Stichworte/Aktenbildung“ (= 4. Spalte), „Strukturvorschlag für die Akte“ (= 5. Spalte) und „Hilfestellung bei der Anlage der Akte“ (= 6. Spalte) entnehmen.
   
• Beispiele für flexible Aktenbildung:
  • Bsp. AZ 35.2 Veranstaltungen der Kirchengemeinde. Feste und Jubiläen: Wenn die vorgegebene Akte „Veranstaltungen“ nicht ausreicht, können Sie weitere Akten anlegen, die nach Veranstaltungsart differenzieren, z. B. „Gemeindefeste“, „Church Night“, „Kirchenführungen“, „Jubiläen“ etc.
  • Bsp. AZ 78.7 Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kirchengemeinden und Kirchenbezirke
    
    Mögliche Aktentitel sind z. B.: Haushaltsplanung, Rechnungsabschlüsse, Personalkosten Kirchengemeinde, Spenden an die Kirchengemeinde, Freiwilliger Gemeindebeitrag, Opferplan etc.
     
  • Bsp. für flexible Aktenbildung bei mehreren gleichartigen Gebäuden: AZ 46.4 Instandhaltung und Betrieb des Gebäudes [Kindertageseinrichtung]. Sie bilden eine Akte „Instandhaltung und Betrieb Tageseinrichtung A“, eine Akte „Instandhaltung und Betrieb Tageseinrichtung B“, eine Akte „Instandhaltung und Betrieb Tageseinrichtung C“ usw.

Anschließend erfolgt die Meldung, dass die Synchronisierung vorbereitet wird. Diese Meldung können Sie wieder schließen. Nun können Sie entweder im Browser oder im Explorer mit dem Aktenplan 2022 arbeiten. Dokumente, die lokal auf dem Explorer im Aktenplan 2022 abgespeichert werden, erscheinen dann immer automatisch auch in der Browseransicht. Auch Dokumente, welche noch im alten Aktenplan abgespeichert sind, können dann im Explorer problemlos in den neuen Aktenplan verschoben werden.

• Danach öffnen sich folgende Fenster:
• Hier den Button „Öffnen“ auswählen.

• Nach auswählen des Buttons „Öffnen“ öffnet sich das Programm OneDrive
• Die E-Mail-Adresse kontrollieren und Button „Anmelden“ auswählen

Daraufhin wird der Aktenplan synchronisiert und erscheint an folgendem Ort im Datei-Explorer:

Die Ablage personenbezogener Daten im elektronischen Aktenplan ist ausdrücklich vorgesehen. Grundlage für die Einhaltung des Datenschutzgeheimnisses ist die Verpflichtungserklärung, die jede/r Mitarbeitende bei seiner/ihrer Arbeitsaufnahme abgegeben hat. Eine Ausnahme bilden Unterlagen, die das Seelsorgegeheimnis betreffen sowie folgende besondere Kategorien von personenbezogenen Daten:

1. alle Informationen, aus denen religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen einer natürlichen Person hervorgehen, ausgenommen Angaben über die Zugehörigkeit zu einer Kirche oder einer Religions- oder Weltanschauungsgemeinschaft,
2. alle Informationen, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit einer natürlichen Person hervorgehen,
3. genetische Daten,
4. biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person,
5. Gesundheitsdaten,
6. Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person

Grundlage dieser Auflistung ist die Datenschutzfolgeabschätzung der Evangelischen Landeskirche in Württemberg und das Datenschutzgesetz der EKD.

Für die Speicherung dieser Daten gibt es zwei Möglichkeiten:

a) digital: Separat ablegen in einem geschützten, nur für eine Person zugänglichen Bereich, ggf. mit Verschlüsselung

oder

b) in Papierform: ausdrucken und in einem verschließbaren Schrank ablegen.

Bei der Suchfunktion im Sharepoint werden nicht nur Dateinamen und Ordnernamen (= Aktenzeichen und Akten) durchsucht, sondern auch die Inhalte von Dateien, d.h. es ist eine Volltextrecherche möglich, sofern die Dokumente die gängigen Office-Formate aufweisen: docx, xlsx, pdf (falls durchsuchbar). Auch E-Mails einschl. deren Dateianhänge werden durchsucht!

Voraussetzung für ein Funktionieren der Suche: Cursor muss auf nächsthöherer Ebene stehen (ist dann hellblau hinterlegt).

Suche mit Platzhalter * geht auch, sowohl vor als auch nach einem Wort: Pro* findet z.B. Protokoll, Prophet, Projekt etc.; *Pro findet z.B. Ausschussprotokoll, Approbation, ausprobieren etc. Zwischen dem Platzhalter und dem Suchbegriff darf kein Leerzeichen stehen!

Suche nach zwei Begriffen: Einfach zwei Wörter, getrennt durch ein Leerzeichen eingeben, z.B. Kirche Protokoll findet alle Dokumente, in denen die beiden Begriffe Kirche und Protokoll enthalten sind.

Suche mit OR zwischen zwei Begriffen: Kirche OR Protokoll findet z.B. Dokumente, in denen mindestens einer der beiden Begriffe Kirche oder Protokoll enthalten ist. Vor und nach OR muss ein Leerzeichen stehen!

Suche nach einer Folge von zwei Begriffen:  Hierzu müssen Sie Anführungszeichen verwenden.  Z.B. bei Eingabe „Kirche Protokoll“ wird genau die Zeichenfolge „Kirche Protokoll“ gesucht.

Bsp. 1: Sie sehen hier im Bild zwei Verweise (rote Pfeile), die sich auf das AZ 2 MA der Kirche beziehen. 

Wie werden diese erstellt? Einfach auf das runde Pluszeichen (blauer Pfeil) klicken, dann "neue Datei erstellen" (Word-Dokument) anklicken.

Dann Word-Dokument benennen (blau hinterlegtes Feld):

Anschließend zurückgehen zum AZ 2, dann kurz auf ein anderes AZ gehen und wieder zurück zu AZ 2, und die neu angelegte (leere) Datei wird als Verweis unten sichtbar.

Bsp. 2: Weiteres Beispiel, hier mit zwei Verweisen zum AZ 27 Diakonat:

Dann vorgehen, wie in Bsp. 1 beschrieben.

Man kann natürlich auch von Dokument zu Dokument verweisen. Gehen Sie hierzu auf das Dokument, auf das verwiesen werden soll und markieren Sie dieses:

Kontextmenu aufrufen über rechte Maustaste oder die drei Pünktchen, dann auf „Link abrufen“ klicken:

Link anklicken, markieren und kopieren (Strg + C), dann Fenster schließen.

Gehen Sie nun zu dem Aktenzeichen, von dem aus verwiesen werden soll, und legen Sie ein „Verweis-Dokument“ („siehe auch“) an als Word-Dokument. In dieses Dokument werden sämtliche Verweise eingetragen. Hier ein Beispiel eines „Verweis-Dokuments“ zum AZ 43.4 Durch Aktivieren des Links kommt man gleich zu dem gewünschten Dokument.

- Fertig!

Auch E-Mails, sowohl eingehende als auch ausgehende (= gesendete), können aktenrelevant sein und sind dann im Aktenplan abzulegen. Hierzu markieren Sie die entsprechende E-Mail im Posteingangsordner bzw. Postausgangsordner, drücken die rechte Maus-Taste und klicken auf „Kopieren“. Dann gehen Sie im Aktenplan zu dem Aktenzeichen, unter dem die Mail abgelegt werden soll. Dann drücken Sie noch die rechte Maus-Taste drücken und fügen die Mail ein mit dem Einfügen-Befehl.

In den meisten Fällen muss eine Mail erst einmal lokal zwischengespeichert werden. Da bei der Ablage der Mail im System die Betreffzeile zum Dateinamen wird, muss die Betreffzeile entsprechend umbenannt werden. Am besten Sie lassen den Betreff bzw. Dateinamen beginnen mit dem zugehörigen Aktenzeichen, gefolgt von einem passenden Schlagwort. Die E-Mail muss dann im pdf-Format gespeichert werden (z. B. mit Hilfe des PDF24-Creators). Schließlich kann sie im Aktenplan abgelegt werden. Es wird empfohlen, Dateianhänge zusätzlich separat zu speichern.

Wenn Sie einzelne Dokumente anderen PC-im-Pfarramt-Anwendern bzw. -Anwenderinnen zum Lesen und Herunterladen zugänglich machen wollen, bietet sich hierfür die Nutzung des Austauschordners im Sharepoint online an, anstatt die Dokumente mit E-Mails zu verschicken. Beispiele für die Anwendung: Dienstpost vom Dekanatamt an die PfarrerInnen; Austauschordner als Plattform innerhalb eines Distrikts; Austauschordner als Plattform für einen bestimmten Personenkreis. Die Personen, die Zugriff auf die Dokumente bekommen sollen, sind entsprechend zu berechtigen. Es ist darauf zu achten, dass die Dokumente nach Ablauf einer bestimmten Zeit regelmäßig aus dem Austauschordner entfernt werden. Der Austauschordner darf keinen Ersatz für die Aktenplanablage werden.

Den Inhalt der seitherigen Aktenplanablage kann man nicht automatisiert in die Ablage des Aktenplans 2022 übertragen. Sie müssen einen „Schnitt“ machen, d. h. ein Datum festlegen, ab dem Sie nur noch im neuen Aktenplan 2022 ablegen. Die seitherigen Berechtigungen werden in der Regel mit übertragen bei der Umstellung, sofern die berechtigten Personen dieselben sind. Änderungen der Berechtigungen sind bei der DataGroup zu beantragen. Wenn Sie einzelne Dateien weiter benutzen wollen, können Sie diese manuell vom alten in den neuen Aktenplan rüberziehen. Die Dateien im alten Aktenplan stehen Ihnen weiterhin zur Verfügung. Er wird nicht abgeschaltet.

Durch das Synchronisieren des Aktenplans verdoppelt sich die Dateipfadlänge. Es ist deshalb darauf zu achten, dass die maximale Länge des Dateipfads von 249 Zeichen nicht überschritten wird. Bei der Benennung von Ordnern und Dateien (= Dateinamen) sollten ca. 20 Zeichen nicht überschritten werden. Es wird empfohlen, den Dateinamen mit dem zugehörigen Aktenzeichen beginnen zu lassen, gefolgt von einem inhaltlichen Schlagwort (z.B. 12.34_Visitation2025).

Folgendes ist zu beachten:

• Im Dateinamen dürfen folgende Zeichen nicht verwendet werden: \ / : * ? " < > |
• Bitte verwenden Sie Unterstrich anstatt Leerzeichen.
• Bei Protokollen von Sitzungen kann es sinnvoll sein, das Sitzungsdatum mit aufzunehmen, z.B. 33.6_KGR_Prot_ö_2023-06-21. Das Datum muss immer in der Reihenfolge Jahr (vierstellig)-Monat-Tag geschrieben werden. Die Protokolldateien werden im Sharepoint dann automatisch nach Sitzungsdatum sortiert. Allerdings ist darauf zu achten, dass die Dateipfadlänge nicht überschritten wird. 

Wenn Sie in Teams sind, gehen Sie zu dem Team (= Kanal), in das der Aktenplan integriert werden soll. In der oberen Befehlszeile ganz rechts auf das Plus-Zeichen klicken, dann öffnet sich ein Fenster mit sämtlichen Microsoft-Apps. Wählen Sie die App „Dokumentbibliothek“ aus und klicken auf das entsprechende Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster, klicken Sie auf „SharePoint-Link verwenden“. Im Feld „Library Url“ müssen Sie nun den Link einfügen, auf dem der Aktenplan 2022 läuft (dort aus dem Browser herauskopieren). Fügen Sie den Link ein und klicken auf „Los“. Dann auf „Weiter“ klicken, die angezeigte Dokumentenbibliothek (Aktenplan 2022) auswählen, auf „Weiter“ klicken und im neuen Fenster die Registerkarte benennen („Aktenplan 2022“). Noch einmal bestätigen und der Aktenplan ist integriert in Teams.

Eine 100%ige Umstellung auf rein digitales Arbeiten ist noch nicht möglich. Gewisse Unterlagen wie KGR-Protokolle oder Arbeitsverträge oder notarielle Verträge müssen noch in Papierform geführt werden. Welche Dokumentarten in Papierform zu führen sind, können Sie der Anlage 6 der Verwaltungsvorschrift Schriftgutverwaltung entnehmen. Da die KGR-Protokolle digital erzeugt werden, ist es naheliegend, diese Dateien digital abzulegen. Wenn das Protokoll genehmigt wurde, speichern Sie es als pdf ab unter dem AZ 33.6, zusätzlich zum Papier-Protokoll. Dies kann z. B. bei Recherchen oder der Anfertigung von Protokollauszügen von Nutzen sein. Das Anfertigen eines Index erübrigt sich dadurch.

Auch das Einscannen von unterschriebenen Protokollen mit anschließendem Speichern als pdf- oder pdf/A-Datei und Ablage unter dem AZ 33.6 kann sinnvoll sein.

Papierprotokolle (KGR) sind nach einer gewissen Anzahl von Jahrgängen binden zu lassen (Buchform).  

Unterlagen für die Eintragung in die Amtshandlungsverzeichnisse (Anmeldeformulare, Bescheinigungen des Standesamts usw.) vor 1991 können vernichtet werden, ab 1991 und jünger müssen sie (bislang) auf Dauer aufbewahrt werden, in Papierform und in einem feuerhemmenden, verschließbaren Schrank. Ab dem Zeitpunkt, zu dem AHAS in der Gemeinde eingeführt wurde, genügt eine digitale Form der Unterlagen für die Eintragung in die Amtshandlungsverzeichnisse. Sie müssen nur noch ein Jahr lang nach Jahresabschluss aufbewahrt werden.

Ja. Bei den öffentlichen Protokollen gilt die übliche 30-Jahre-Sperrfrist für die Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen nicht. Bei der Einsichtnahme ist darauf zu achten, dass nur öffentliche Protokolle vorgelegt werden (nichtöffentliche dürfen erst nach 60 Jahren vorgelegt werden). Deshalb müssen öffentliche und nicht öffentliche Protokolle separat geführt und in separaten Bänden gebunden werden.

Häufig haben diese Unterlagen ein größeres Format. Wenn sie nur in Papierform vorliegen, können sie formatbedingt kaum eingescannt werden und müssen weiterhin in Papierform aufbewahrt werden. Falls die Unterlagen bereits digital vorliegen, kann zusätzlich zum Papier die Aufbewahrung in digitaler Form sinnvoll sein. Die Unterlagen müssen – unabhängig von der Aufbewahrungsform – nach dem Aktenplan 2022 abgelegt werden. Eine Aufbewahrung in Ordnern oder Schatullen wird empfohlen. Gebrauchte Schatullen können gegen Selbstabholung beim Records Management des Oberkirchenrats bestellt werden.

Anders als bisher ist im Pfarramt eine Aktenablage in Papierform und damit einhergehende Verwendung von Schatullen nur für die wenigen Fälle vorgesehen, in denen aus rechtlichen Gründen eine digitale Ablage noch nicht möglich ist. Mit der Umstellung auf den neuen Aktenplan 2022 ist der seitherige Aktenbestand abzuschließen; d. h. Unterlagen, die in die bisherigen Schatullen gehören, sind dort abzulegen, die Schatullen sind dann noch zu beschriften (Aktenzeichen, Inhalt, Laufzeit). Sie bilden fortan die Altregistratur. Für die o.g. Fälle können neue Schatullen oder Ordner angelegt werden; Rückenschilder können Sie entweder mit Hilfe des Aktenplan-Tools Willkommen - Aktenplan (pfarr.tools) anfertigen (in dem Tool nach einem Begriff suchen, Trefferliste anklicken und nach unten scrollen zum Etiketten ausdrucken), oder Sie erstellen die Rückenschilder selber. Gebrauchte Schatullen können beim Records Management des Oberkirchenrats kostenlos bestellt werden gegen Selbstabholung.

a) für technische Unterstützung: Service Desk in Leinfelden-Echterdingen:

Telefon 0711 / 49056 – 017
E-Mail: sd-pc-im-pfarramt@datagroup.de

Erreichbar von 7 – 19 Uhr an Werktagen.

b) Für Kaufmännisches:

Tel: 07127 / 970 111
E-Mail: Webshop-Pfarramt@datagroup.de