Sachgebiet 5.4.8

Aktenplan

Hier finden Sie das Stichwortverzeichnis zum Aktenplan, verschiedene Aktenplanauszüge, den Gesamtaktenplan (alle zum Herunterladen, als pdf),  und im Frage- und Antwortbereich können Sie alles rund um das Thema Aktenplan und Aktenbezeichnung erfahren. Falls Sie einen veränderbaren Aktenplan (excel-Format) benötigen, wenden Sie sich an das Records Management (s. u.).
 

Fragen und Antworten (Q & A) zum Aktenplan

Was ist ein Aktenplan?

  • Der Aktenplan als zentrales Element der Schriftgutverwaltung ist eine aus den behördlichen Aufgaben entwickelte, in der Regel hierarchische Gliederung der Akten nach ihrem sachlichen Inhalt. Durch ihn wird das anfallende Schriftgut in Gruppen zusammengefasst. Er stellt den Ordnungsrahmen zur systematischen Gliederung der Akten dar und bildet zugleich den Registrierrahmen für den sachbezogenen Nachweis vorhandener Akten
  • Der Aktenplan ist ein hierarchisch gegliedertes Ordnungssystem zur Ablage von Akten und den darin enthaltenen Vorgängen und Dokumenten (vgl. Besteckkasten oder Aktenschrank).
  • Der Aktenplan deckt in der Regel die verschiedenen Aufgaben einer Behörde, Verwaltungseinheit oder eines Amts (z.B. Pfarr- oder Dekanatamt) ab.
  • Die Verbindung zwischen Aktenplan und Akte ist das Aktenzeichen.

Warum ein neuer Aktenplan und was ist neu daran?

  • Durch die laufenden Änderungen und Neuerungen in Gesellschaft, Kirche und Verwaltung muss der Aktenplan immer wieder aktualisiert und neu aufgelegt werden. Seit 2022 gilt in der Evang. Landeskirche in Württemberg der neue Aktenplan 2022. Beim Oberkirchenrat wird er bereits eingesetzt, bei den Verwaltungsstellen, Dekanat- und Pfarrämtern wird er zeitnah eingeführt. Er geht im Kern auf die landeskirchlichen Aktenpläne von 1967 und 1998 zurück. So viele seitherige Aktenzeichen als möglich wurden übernommen und können weiter benutzt werden. Der Aktenplan orientiert sich in erster Linie nach wie vor an den Aufgaben der Kirche, nicht an organisatorischen Strukturen, Haushaltsstellen oder ähnlichen Merkmalen.
  • Viele nicht mehr benötigte Aktenzeichen wurden gestrichen, etliche Aktenzeichen mussten umformuliert und ergänzt werden, einige neue Aktenzeichen kamen hinzu, entsprechend von neu entstandenen Aufgaben/Zuständigkeiten. Einzelne Positionen wurden neu gruppiert.
  • Neu hinzugekommen ist die Hauptgruppe 9 „Öffentlichkeitsarbeit und Informationsmanagement“.
  • Insgesamt wurde der Aktenplan stärker an den Bedürfnissen der Kirchenbezirke und Kirchengemeinden ausgerichtet (v. a. in den Hauptgruppen 3 und 5).

 

Die Gesamtzahl der Aktenzeichen konnte deutlich reduziert werden, so dass der Aktenplan 2022 übersichtlicher und leichter handhabbar ist.

Wie ist der Aktenplan aufgebaut?

  • Der Aktenplan ist hierarchisch aufgebaut vom Allgemeinen zum Speziellen. Er gliedert den Aufgabenstoff möglichst organisationsunabhängig und unter Berücksichtigung des Schriftgutanfalls ausreichend breit und tief. Er ermöglicht die Aktenbildung und die Kennzeichnung von Akten.
  • Die Grobgliederung umfasst neun Aktenhauptgruppen von 1 bis 9.
  • Darunter können als zweite Ebene die Aktengruppen (zweistellige Zahl) liegen, darunter als dritte mögliche Ebene die Aktenuntergruppen (zweistellige Zahl, Punkt, einstellige Zahl, z.B. 11.1), als vierte mögliche Ebene die Aktensachgruppe (zweistellige Zahl, Punkt, zweistellige Zahl, z.B. 51.26).

Wie finde ich heraus, welches Aktenzeichen das richtige ist, und wie muss ich die Akten benennen?

  • Ein Blick ins Stichwortverzeichnis hilft dabei, den passenden Begriff/Betreff zu finden, jeweils mit dazugehörigem Aktenzeichen. An der entsprechenden Stelle im Aktenplan kann man sich vergewissern, ob das gewählte Aktenzeichen richtig ist.
  • Natürlich können Sie auch anhand der Systematik den richtigen Ablageort finden.
  • Beim Benennen der Akte selbst sind Sie nicht zwingend gebunden an den Titel im Aktenplan, Sie können der Akte auch einen anderen passenden Titel geben. Beispiele für einen möglichen Betreff/Titel sind der Spalte „Stichworte/Aktenbildung“ zu entnehmen. Bsp.: Der Titel der Akte 35.2 lautet: „Veranstaltungen der Kirchengemeinde. Feste und Jubiläen“. Sie können entweder, wie im Aktenplan als Beispiel vorgeschlagen, eine Akte „Veranstaltungen“ anlegen, oder – wenn das nicht ausreicht – Sie legen eine zusätzliche Akte „Gemeindefeste“ und eine Akte „Jubiläen“ an und benennen diese so, z.B.:
  • Veranstaltungen: Allgemeines
  • Gemeindefeste
  • Weitere Feste
  • Jubiläen

Was ist bei der Benennung zu beachten?

  • Grundsätzlich darf der Aktenplan nicht verändert werden, er ist starr. Seine vorgegebene Gliederungstiefe endet in der Regel nach der vierten Hierarchiestufe. Sollte dies nicht ausreichen und eine fünfte Ebene benötigt werden, wenden Sie sich bitte an das Records Management.
  • In der Spalte „Strukturvorschlag“ können Sie sich Anregungen holen für eine mögliche Gliederung. Weitere Hinweise erhalten Sie in der Spalte „Hilfestellungen für die Anlage“.
  • Beispiele für die Benennung von Akten:

Bsp. AZ 46.4 Instandhaltung und Betrieb des Gebäudes [Kindertageseinrichtung]

Aktentitel z.B.: Tageseinrichtung A, Tageseinrichtung B, Tageseinrichtung C

Bsp. AZ 78.7 Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Kirchengemeinden und Kirchenbezirke

Mögliche Aktentitel z.B.: Haushaltsplanung, Rechnungsabschlüsse, Personalkosten Kirchengemeinde, Spenden an die Kirchengemeinde, Freiwilliger Gemeindebeitrag, Opferplan etc.

Warum muss man bei der Ablage von Unterlagen einheitlich vorgehen und für welche Dienststellen gilt der neue Aktenplan der Evangelischen Landeskirche in Württemberg?

  • Sowohl eine Registratur (und sei sie noch so klein) als Verantwortungsträger für das behördliche Verwaltungswissen als auch die verschiedenen Geschäftspartner und letztlich das Landeskirchliche Archiv als Verantwortungsträger für die historische Überlieferungsbildung sind auf strukturierte Information angewiesen.
  • Der Aktenplan 2022 ist ein Einheitsaktenplan. Er gilt – wenn auch in verschieden ausführlichen Fassungen (je nach Bedarf) –  für alle Ebenen und Einheiten der Landeskirche, also für den Oberkirchenrat, Verwaltungsstellen, Dekanatämter und Pfarrämter, ebenso für die Landeskirchlichen Werke und Einrichtungen.
  • Die Landeskirche ist den Grundsätzen einer modernen, geordneten Verwaltung verpflichtet (Schriftlichkeit des Verwaltungshandelns, Aktenmäßigkeit des Verwaltungshandelns, Vollständigkeit und Einheitlichkeit, Authentizität und Integrität, rechtskonforme Aussonderung). Die Ablage von Unterlagen nach Aktenplan ist ein wesentlicher Beitrag zur Umsetzung dieser Grundsätze. Außerdem ist dieses Vorgehen effizienzsteigernd und ressourcenschonend.

Welche Vorteile bringt mir die Benutzung des Aktenplans?

  • Der Aktenplan gewährleistet ein einheitliches und schlüssiges Ablagesystem für Unterlagen verschiedenster Art in der ganzen Landeskirche.
  • Unterlagen mit demselben Sachbetreff bzw. Inhalt – egal, ob in digitaler oder in analoger Form – werden so strukturiert und personenunabhängig an der dafür vorgesehenen Stelle abgelegt. Bei Personalwechsel oder im Kontakt mit anderen Dienststellen sind die Unterlagen so leicht greifbar. Bei der Benutzung eines Dokumentenmanagementsystems wird die Ablage nach Aktenplan zwingend vorausgesetzt.
  • Das Wiederauffinden von Unterlagen sowie die gesamte Verwaltungsarbeit bis hin zur Aussonderung und Archivierung wird durch das einheitliche Ablagesystem wesentlich erleichtert und beschleunigt.

Wie soll ich die Akten benennen?

Beispiel: Kirchliche Verwaltungsstelle, zuständig für 40 Kirchengemeinden. Wie sind die Ortssatzungen der einzelnen Gemeinden abzulegen?

→ Passendes Aktenzeichen ermitteln. Der „Aktenplan gesamt“ bietet an:

AZ 30.0 Kirchengemeinde. Allgemeines. Dort wird bei den Stichworten zur Aktenbildung angegeben: Kirchengemeindeordnung, Ortssatzung.

→ Eine Akte AZ 30.0 anlegen mit dem Titel „Ortssatzungen“.

→ Darunter für jede Kirchengemeinde (alphabetisch sortiert) eine (Teil-)Akte.

→ Die Benennung der Akten beginnt mit einem Aktenzeichen, dann der Titel.

Bsp.: 30.0 Ortssatzung Kirchengemeinde A

bis

30.0 Ortssatzung Kirchengemeinde Z

→ Ist die Verwaltungsstelle für zwei Kirchenbezirke zuständig (je 20 Gemeinden) und möchte die Satzungen getrennt nach Kirchenbezirken ablegen, dann ist wie folgt vorzugehen:

30.0 Ortssatzungen Kirchenbezirk A, Kirchengemeinde A bis Z

30.0 Ortssatzungen Kirchenbezirk B, Kirchengemeinde A bis Z

Wohin kann ich mich wenden, wenn ich Fragen habe oder weitere Informationen benötige?

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